1. Responsable del tratamiento
Para efectos de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, el responsable del tratamiento de la información será:
Responsable: [NOMBRE COMPLETO DEL RESPONSABLE ACTUAL] Marca: Molina Abogados NIT: [●] Domicilio: Medellín, Antioquia Dirección: Calle 47D # 77AA-11, Medellín Teléfono / WhatsApp: 305 784 1340 Correo electrónico para asuntos de protección de datos: [●]
Una vez se constituya legalmente MOLINA ABOGADOS S.A.S., esta política será actualizada para incorporar la identificación jurídica, NIT y demás datos correspondientes a la sociedad, cuando esta asuma la calidad de Responsable del Tratamiento.
2. Objeto
La presente Política tiene como finalidad establecer los criterios, procedimientos y lineamientos bajo los cuales Molina Abogados realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, conservación y supresión de datos personales.
Molina Abogados reconoce el derecho fundamental de las personas a conocer, actualizar, rectificar y controlar la información personal que sea objeto de tratamiento, y adopta las medidas necesarias para garantizar el ejercicio de los derechos establecidos en la Constitución Política y en la legislación colombiana aplicable.
El tratamiento de datos personales se realizará atendiendo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
3. Marco normativo
La presente Política se adopta de conformidad con las disposiciones aplicables en materia de protección de datos personales en Colombia, especialmente:
- Constitución Política de Colombia, artículo 15.
- Ley 1581 de 2012.
- Decreto 1377 de 2013, en lo que resulte aplicable y se encuentre incorporado en la regulación vigente.
- Decreto 1074 de 2015 y las disposiciones que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
- Las instrucciones, circulares y demás disposiciones expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales.
- Las demás normas que resulten aplicables al tratamiento de datos personales.
4. Ámbito de aplicación
Esta Política aplica a los datos personales que sean tratados por Molina Abogados a través de cualquiera de sus canales físicos, telefónicos, digitales o electrónicos, incluyendo, entre otros:
- Página web.
- Formularios de contacto.
- Correo electrónico.
- WhatsApp.
- Comunicaciones telefónicas.
- Reuniones y consultas jurídicas.
- Documentos entregados física o digitalmente.
- Contratos de prestación de servicios jurídicos.
- Procesos judiciales, administrativos, conciliatorios o extrajudiciales.
- Procesos de selección y recepción de hojas de vida.
- Bases de datos administrativas, comerciales, contables y jurídicas.
- Herramientas tecnológicas utilizadas para la prestación de los servicios.
5. Definiciones
Para efectos de esta Política se tendrán en cuenta, entre otras, las siguientes definiciones:
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación realizada sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, consulta, transmisión, transferencia o supresión.
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o los fines y medios del tratamiento.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
Dato público: información que, por disposición legal o de la Constitución, no sea considerada como reservada o privada.
6. Principios para el tratamiento de datos personales
Molina Abogados aplicará los principios establecidos por la legislación colombiana, especialmente:
Legalidad. El tratamiento se realizará dentro del marco de la Constitución, la ley y las disposiciones que regulen la materia.
Finalidad. Los datos serán tratados para finalidades legítimas, determinadas, explícitas e informadas al titular.
Libertad. El tratamiento se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas legalmente.
Veracidad o calidad. La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia. El titular podrá conocer, cuando corresponda, la existencia de información personal que sea objeto de tratamiento y las condiciones bajo las cuales se realiza.
Acceso y circulación restringida. Los datos personales estarán sujetos a los límites establecidos por la Constitución y la ley y únicamente serán tratados por personas autorizadas o cuando exista fundamento legal para ello.
Seguridad. Molina Abogados adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables y apropiadas para proteger la información contra pérdida, adulteración, acceso, consulta, uso o tratamiento no autorizado.
Confidencialidad. Las personas que intervengan en el tratamiento de información personal deberán mantener la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con Molina Abogados, cuando así corresponda.
7. Categorías de datos que podrán ser tratados
Dependiendo de la relación o interacción con Molina Abogados, podrán ser objeto de tratamiento, entre otros:
- Nombres y apellidos.
- Tipo y número de identificación.
- Fecha de nacimiento.
- Información de contacto.
- Número telefónico.
- Correo electrónico.
- Ciudad y dirección.
- Información laboral.
- Información académica y profesional.
- Información contractual.
- Información comercial y empresarial.
- Información financiera y patrimonial.
- Información relacionada con obligaciones y deudas.
- Información relacionada con procesos judiciales o administrativos.
- Información relacionada con asuntos familiares.
- Información contenida en documentos aportados por el titular.
- Información necesaria para la prestación de servicios jurídicos.
- Información requerida para facturación y cumplimiento de obligaciones legales.
- Información relacionada con procesos de selección y hojas de vida.
- Información técnica derivada de la interacción con la página web, cuando resulte aplicable.
Molina Abogados procurará recolectar únicamente aquella información que resulte pertinente, adecuada y necesaria para las finalidades informadas.
8. Datos sensibles
Por la naturaleza de los servicios jurídicos ofrecidos por Molina Abogados, determinadas consultas, documentos o procesos pueden involucrar información que tenga carácter sensible.
Entre otros, pueden encontrarse datos relacionados con:
- Salud.
- Vida sexual.
- Información biométrica.
- Situaciones familiares especialmente sensibles.
- Información relacionada con niños, niñas y adolescentes.
- Información cuya divulgación pueda afectar la intimidad del titular.
El tratamiento de datos sensibles se realizará únicamente cuando exista fundamento legal para ello y de conformidad con las excepciones y requisitos establecidos por la legislación aplicable.
Cuando la autorización del titular sea necesaria, se solicitará de manera expresa, previa e informada.
El titular no estará obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, ni podrá condicionarse la prestación de un servicio al suministro de datos sensibles cuando legalmente no resulte necesario.
Cuando la información sensible sea necesaria para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, el tratamiento podrá realizarse de conformidad con las excepciones establecidas en la legislación aplicable.
9. Datos de niños, niñas y adolescentes
Molina Abogados reconoce la protección reforzada de los derechos de los niños, niñas y adolescentes.
El tratamiento de sus datos se realizará únicamente cuando resulte procedente conforme al ordenamiento jurídico, atendiendo el interés superior del menor, el respeto de sus derechos fundamentales y su derecho a ser escuchado, de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad para comprender la situación.
Cuando legalmente corresponda, se solicitará la autorización de quien se encuentre facultado para otorgarla.
Molina Abogados limitará el tratamiento a la información estrictamente necesaria para la finalidad legítima correspondiente.
10. Finalidades del tratamiento
Los datos personales podrán ser tratados por Molina Abogados para las siguientes finalidades, según corresponda a cada titular y situación.
10.1. Atención de consultas y solicitudes
- Recibir y responder solicitudes realizadas a través de la página web.
- Atender consultas jurídicas iniciales.
- Contactar al titular para ampliar información.
- Coordinar reuniones, consultas o entrevistas.
- Evaluar preliminarmente la naturaleza de una solicitud jurídica.
10.2. Prestación de servicios jurídicos
- Elaborar conceptos y análisis jurídicos.
- Preparar documentos jurídicos.
- Asesorar y representar al cliente.
- Gestionar procesos judiciales, administrativos, conciliatorios y extrajudiciales.
- Preparar y presentar actuaciones ante autoridades.
- Realizar seguimiento a asuntos jurídicos.
- Cumplir obligaciones derivadas de la relación profesional.
10.3. Gestión contractual y administrativa
- Elaborar propuestas y cotizaciones.
- Celebrar y ejecutar contratos de prestación de servicios.
- Gestionar pagos y facturación.
- Llevar registros contables y administrativos.
- Cumplir obligaciones legales, fiscales y contractuales.
10.4. Comunicaciones
- Contactar al titular mediante teléfono, WhatsApp, correo electrónico u otros canales autorizados.
- Informar sobre el estado de solicitudes o servicios.
- Enviar información relacionada directamente con servicios solicitados o contratados.
10.5. Información comercial
Cuando el titular haya otorgado la autorización correspondiente, Molina Abogados podrá utilizar sus datos para:
- Enviar artículos y contenidos jurídicos.
- Informar sobre servicios.
- Compartir novedades jurídicas.
- Enviar comunicaciones institucionales.
- Realizar actividades de mercadeo y comunicación comercial.
El titular podrá retirar su autorización para recibir comunicaciones comerciales en cualquier momento, sin afectar la legalidad del tratamiento realizado previamente.
10.6. Selección y contratación
Cuando una persona remita voluntariamente su hoja de vida, sus datos podrán ser utilizados para:
- Evaluar su perfil profesional.
- Participar en procesos de selección.
- Contactarlo respecto de oportunidades laborales o profesionales.
- Verificar información suministrada cuando resulte necesario y jurídicamente procedente.
La remisión de una hoja de vida no garantiza la existencia de una vacante ni la contratación.
10.7. Seguridad y prevención
Los datos podrán ser utilizados para:
- Prevenir fraude.
- Evitar suplantaciones.
- Proteger los sistemas de información.
- Detectar accesos o usos no autorizados.
- Gestionar incidentes de seguridad.
- Proteger los derechos e intereses de Molina Abogados y de terceros.
10.8. Cumplimiento de obligaciones legales
Los datos podrán ser tratados cuando sea necesario para cumplir obligaciones legales, requerimientos de autoridades competentes, órdenes judiciales o ejercer o defender derechos.
11. Información recibida en consultas jurídicas
El titular reconoce que, debido a la naturaleza de los servicios jurídicos prestados por Molina Abogados, una consulta puede contener información privada, reservada, confidencial o sensible.
El titular deberá suministrar únicamente la información necesaria y pertinente para la finalidad de la consulta.
Molina Abogados tratará dicha información de acuerdo con la legislación aplicable, las finalidades autorizadas y los deberes de confidencialidad que correspondan a la relación profesional.
La recepción de una consulta a través de la página web, WhatsApp, correo electrónico u otro canal no implica por sí misma la aceptación de un encargo profesional ni la celebración de un contrato de prestación de servicios jurídicos.
La existencia de una relación profesional con Molina Abogados estará determinada por los documentos y actos que correspondan en cada caso.
12. Autorización del titular
Molina Abogados solicitará la autorización del titular cuando esta resulte necesaria para el tratamiento de sus datos personales.
La autorización podrá obtenerse mediante mecanismos físicos, electrónicos, telefónicos o cualquier otro mecanismo permitido por la legislación, siempre que permita demostrar razonablemente la manifestación de voluntad del titular.
Molina Abogados conservará evidencia de las autorizaciones obtenidas cuando corresponda.
El silencio o la simple inactividad del titular no serán considerados como autorización.
Cuando se trate de datos sensibles, se cumplirán los requisitos especiales establecidos por la legislación.
13. Derechos de los titulares
Los titulares de los datos personales tendrán, entre otros, los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda.
- Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar consultas y reclamos.
- Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
- Revocar la autorización cuando legalmente sea posible.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
- Solicitar la corrección de información inexacta, incompleta o desactualizada.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado sus derechos, una vez agotado el trámite correspondiente ante el Responsable o Encargado cuando así lo exija la ley.
14. Procedimiento para consultas
El titular podrá solicitar información sobre los datos personales que sean objeto de tratamiento por Molina Abogados mediante comunicación dirigida al correo:
[CORREO OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS]
La solicitud deberá permitir identificar al titular y describir claramente la información o consulta requerida.
Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana vigente.
Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término legal, se informará al interesado indicando los motivos y el plazo en que será atendida, de conformidad con la normativa aplicable.
15. Procedimiento para reclamos
El titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta un posible incumplimiento de las normas de protección de datos, podrá presentar un reclamo ante Molina Abogados.
El reclamo deberá contener, como mínimo:
- Identificación del titular.
- Descripción de los hechos.
- Solicitud concreta.
- Datos de contacto.
- Documentos que considere pertinentes.
El reclamo deberá ser presentado a través del correo:
[CORREO OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS]
Los reclamos serán atendidos dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana vigente.
Si el reclamo se encuentra incompleto, se solicitará al interesado la información necesaria para continuar con el trámite, de conformidad con las reglas aplicables.
16. Supresión de datos y revocatoria
El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales o revocar la autorización otorgada cuando resulte legalmente procedente.
La solicitud podrá ser negada o limitada cuando exista un deber legal o contractual que obligue a Molina Abogados a conservar la información, cuando sea necesaria para el ejercicio o defensa de derechos, cuando exista una orden de autoridad competente o cuando concurra alguna otra circunstancia prevista por la legislación.
La supresión o revocatoria no afectará la legalidad del tratamiento realizado con anterioridad a la solicitud.
17. Seguridad de la información
Molina Abogados adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables y apropiadas para proteger los datos personales contra:
- Pérdida.
- Destrucción.
- Adulteración.
- Acceso no autorizado.
- Consulta no autorizada.
- Uso indebido.
- Divulgación no autorizada.
- Tratamiento fraudulento.
El acceso a información personal estará limitado, según corresponda, a las personas que requieran conocerla para el cumplimiento de sus funciones o para la prestación de los servicios autorizados.
En caso de utilizar proveedores tecnológicos o terceros que intervengan en el tratamiento de datos, se procurará establecer las condiciones contractuales y de seguridad correspondientes.
18. Encargados del tratamiento y terceros
Molina Abogados podrá utilizar proveedores o terceros que, en desarrollo de sus servicios, puedan realizar actividades de tratamiento de datos personales por cuenta de la firma.
Estos podrán incluir, dependiendo de la infraestructura tecnológica utilizada:
- Proveedores de alojamiento web.
- Proveedores de correo electrónico.
- Plataformas de almacenamiento.
- Proveedores de software.
- Herramientas de gestión empresarial.
- Plataformas de comunicación.
- Servicios de mensajería.
- Herramientas de análisis y medición.
- Proveedores de servicios contables, administrativos o tecnológicos.
Cuando corresponda, Molina Abogados establecerá con dichos terceros las condiciones necesarias para garantizar la protección y confidencialidad de la información y limitar su tratamiento a las finalidades autorizadas.
19. Transferencias y transmisiones internacionales
Cuando la operación de proveedores tecnológicos implique transferencias o transmisiones nacionales o internacionales de datos personales, Molina Abogados adoptará las medidas y verificaciones exigidas por la legislación colombiana aplicable.
El tratamiento podrá involucrar proveedores tecnológicos ubicados fuera de Colombia cuando ello resulte necesario para la prestación de servicios tecnológicos, administrativos o de comunicación, siempre dentro del marco jurídico aplicable.
20. Página web, cookies y tecnologías de seguimiento
La página web de Molina Abogados podrá utilizar cookies y tecnologías similares para garantizar su funcionamiento, mejorar la experiencia del usuario, obtener estadísticas, analizar el tráfico o desarrollar actividades de comunicación y mercadeo, dependiendo de las herramientas efectivamente implementadas.
Cuando corresponda, Molina Abogados informará al usuario sobre el uso de dichas tecnologías y solicitará las autorizaciones necesarias.
La utilización efectiva de herramientas como Google Analytics, Meta Pixel, Google Ads u otras tecnologías de seguimiento estará sujeta a la configuración definitiva de la página web y será incorporada a la Política de Cookies o al aviso correspondiente cuando resulte aplicable.
21. Información recibida por WhatsApp y correo electrónico
Molina Abogados podrá recibir datos personales y documentos mediante WhatsApp, correo electrónico y otros canales de comunicación habilitados.
El usuario deberá abstenerse de enviar información que no sea necesaria para la finalidad de su consulta.
Cuando se remita información sensible, información de terceros, documentos judiciales, historias clínicas, información financiera o información relacionada con menores de edad, el usuario deberá hacerlo únicamente cuando resulte necesario para la finalidad de la consulta o servicio.
Molina Abogados procurará adoptar medidas razonables de seguridad respecto de la información recibida por estos canales, sin perjuicio de las condiciones de seguridad propias de las plataformas tecnológicas utilizadas.
22. Conservación de la información
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y mientras exista una obligación legal, contractual, profesional, administrativa, contable, fiscal o judicial que justifique su conservación.
Una vez cumplidas las finalidades y obligaciones correspondientes, los datos serán suprimidos, anonimizados o conservados cuando exista una razón legal que permita o exija su conservación.
La solicitud de supresión de información no dará lugar a su eliminación cuando exista una obligación legal o una causa legítima que justifique su conservación.
23. Deber de confidencialidad
Las personas que tengan acceso a datos personales en desarrollo de sus funciones o de una relación contractual con Molina Abogados deberán mantener la confidencialidad de la información.
Esta obligación permanecerá vigente aun después de finalizar la relación contractual o laboral, en los casos en que así corresponda.
Lo anterior se entiende sin perjuicio de los deberes de reserva, secreto profesional y demás obligaciones de confidencialidad que resulten aplicables al ejercicio profesional de la abogacía.
24. Datos de terceros
Cuando el titular suministre a Molina Abogados información correspondiente a terceros, deberá procurar contar con las facultades, autorizaciones o bases legales necesarias para compartir dicha información, cuando estas sean exigibles.
En particular, cuando se suministre información relacionada con familiares, menores de edad, trabajadores, clientes, empleados, contrapartes o cualquier otra persona, el titular deberá actuar conforme a la legislación aplicable.
Lo anterior no limita las situaciones en las que Molina Abogados pueda tratar información en ejercicio o defensa de derechos, cumplimiento de obligaciones legales o desarrollo de actuaciones judiciales o administrativas conforme al ordenamiento jurídico.
25. Actualización de los datos
Los titulares podrán solicitar la actualización o rectificación de sus datos personales cuando estos sean incorrectos, incompletos, inexactos o se encuentren desactualizados.
Molina Abogados procurará mantener la información bajo su responsabilidad en condiciones adecuadas de calidad y actualización, dentro de los límites de la información suministrada por los titulares y de las obligaciones legales aplicables.
26. Modificaciones a la política
Molina Abogados podrá modificar o actualizar esta Política cuando resulte necesario para adecuarla a cambios normativos, jurisprudenciales, tecnológicos, organizacionales o relacionados con sus procesos de tratamiento de información.
Cuando las modificaciones sean sustanciales y puedan afectar las finalidades previamente informadas o la autorización otorgada por los titulares, se adoptarán las medidas de información y, cuando corresponda, de nueva autorización exigidas por la legislación aplicable.
La versión vigente estará disponible en la página web de Molina Abogados.
27. Vigencia
La presente Política rige a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras Molina Abogados realice actividades de tratamiento de datos personales.
Fecha de entrada en vigencia: [●]
Versión: 1.0
28. Contacto para protección de datos personales
Para ejercer los derechos relacionados con la protección de datos personales, presentar consultas o reclamos, el titular podrá comunicarse mediante:
Molina Abogados Dirección: Calle 47D # 77AA-11, Medellín, Antioquia Teléfono / WhatsApp: 305 784 1340 Correo electrónico: [CORREO OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS]
Las solicitudes serán tramitadas de conformidad con los procedimientos y términos establecidos en la legislación colombiana vigente.
29. Autorización para el tratamiento de datos personales
Al suministrar sus datos personales a través de los canales habilitados por Molina Abogados, el titular será informado sobre las finalidades específicas del tratamiento y, cuando legalmente sea necesario, deberá otorgar la autorización correspondiente.
La autorización deberá permitir acreditar la manifestación de voluntad del titular y será conservada por Molina Abogados en los términos establecidos por la legislación aplicable.
Cuando se trate de datos sensibles, se informará expresamente al titular sobre su carácter facultativo y se solicitará autorización expresa cuando esta sea legalmente necesaria.